Afrekenen

Handleiding: hoe het juiste kassasysteem vinden voor jouw zaak

Ben je op zoek naar het juiste kassasysteem voor jouw zaak? Dan ben je hier aan het juiste adres!

Heb je al een kassasysteem, maar kan je je niet meer herinneren wanneer je deze aangekocht hebt? Zeker als men toen nog van een kassa sprak, wordt het misschien eens tijd om op een moderner systeem over te schakelen!

In dit artikel brengen we je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en trends op dit gebied! Volgende elementen zullen aan bod komen:

  • Essentiële kassafuncties
  • Hardware
  • Mobiele kassa (tablet)
  • Kassasysteem in de detailhandel vs in de horeca 

Een overzicht van de essentiële kassafuncties

Zeg nooit ‘kassa’ tegen een kassasysteem. Er is namelijk een wereld van verschil tussen beide! Traditioneel kon je met een kassa enkel de prijs invoeren om vervolgens af te rekenen. Vandaag de dag ben je in staat om met je kassasysteem je bedrijf te runnen! Met een kassasysteem kan je niet enkel betalingen bijhouden, je kan er ook je voorraad mee beheren, allerhande gegevens mee verzamelen en items vlot terugvinden! 

Op de eerste plaats kies je een kassasysteem dat handig en eenvoudig in gebruik is. Zo moet het bijvoorbeeld mogelijk zijn om snel nieuwe artikelen aan je kassasysteem toe te voegen. Een gebruiksvriendelijk systeem zal je heel wat tijd en moeite besparen! 

Ga bovendien op zoek naar een kassasysteem dat gegevens voor je bijhoudt, waardoor je een duidelijk overzicht van je prestaties krijgt. Zo’n kassasysteem zal onder andere bijhouden hoeveel je per week verkocht hebt, welke items het vaakst en welke amper verkocht worden, hoe de financiële situatie van je bedrijf eruit ziet, de drukste periodes,.. Verder heb je kassasystemen die de voorraad automatisch voor je bijhouden. Het systeem zal aangeven hoeveel je verkocht, welke artikelen je opnieuw dient aan te kopen en welke items je volgende keer best niet meer of minder aankoopt. Zo loop je geen risico op voorraadtekort meer! 

Tevreden klant

Als extra functie kun je opteren voor een omni-kanaal. Hierdoor wordt je voorraad centraal beheerd. Als je de prijs wijzigt, zal deze op alle kanalen aangepast worden. Verder zal je kassasysteem zowel rekening houden met je online als met je offline verkopen om je voorraad op peil te houden. 

Vaak kan je met een modern kassasysteem ook interessante klantgegevens verzamelen. Het voordeel? Je kan niet enkel informatie over trouwe klanten en hun aankoopgeschiedenis opslaan, maar ook producten reserveren voor klanten, kortingen aanbieden,.. 

In dit artikel kan je meer lezen over de essentiële functies van een kassa. Zeker als je een nieuw kassasysteem wenst aan te kopen, loont dat de moeite! 

De hardware van een kassasysteem

Een kassasysteem omvat zowel software als hardware. De software zijn de programma’s die geïnstalleerd dienen te worden. Met de hardware bedoelt men de apparatuur zoals een kassascherm, betaalterminal, bonprinter, barcode-scanner en een kassalade. 

Wat is essentieel naar hardware toe? Als kassascherm wordt tegenwoordig vaak van een tablet gebruik gemaakt, al kan je doorgaans net zo goed je laptop of smartphone gebruiken. Moderne kassasystemen werken tegenwoordig met een app dat je installeert op je tablet. Zorg er daarom voor dat de kassa-software compatibel is met de software op je tablet.

Een betaalterminal stelt je in staat om betalingen met de kaart uit te voeren. Aangezien er een trend is naar meer cashloze betalingen, loont het dus zeker om een betaalterminal aan te schaffen. Onder andere bij Ingenico en Atos Worldline kan je een betaalterminal verkrijgen. Let voor het afsluiten van het contract echter op de voorwaarden. Hoe lang moet je maximaal verbonden zijn? Voorzien ze technische bijstand in hun contract? Zorg dat je hierover geïnformeerd bent! Betalen je klanten cash, dan heb je een kassalade nodig. Om veiligheidsredenen laat je best niet te veel geld in je kassa liggen.

Betaling met de kaart

Met een bonprinter kan je ontvangstbewijzen afdrukken. Tegenwoordig zijn e-tickets echter steeds populairder. In plaats van een papieren bonnetje, verzend je het ticket digitaal naar het e-mailadres van de klant. Je klant verliest nooit meer een bonnetje en jij verzamelt zo gegevens over je klanten! Bovendien is het milieubewust: denk eens aan al dat papier dat je zo uitspaart.

Wil je de barcode op een item scannen? Ga dan voor een barcode-scanner. Voor kleinere zaken is dit doorgaans niet nodig. Met een klein assortiment en een handig te gebruiken kassasysteem kan je namelijk snel items terugvinden. Verkies jij het om toch met barcodes te werken? Lees dan dit artikel over hoe je zelf barcodes kan aanmaken!

Deze apparatuur kan je zowel individueel als in een pakket kopen. Informeer je eens bij  I-Pos en BY-POS om meer te weten te komen. Vaak bieden aanbieders van kassa-apparatuur technische ondersteuning als extra dienst aan.

In een notendop gaven we je mee wat er allemaal mogelijk is. Uitgebreidere informatie kan je vinden in dit artikel. Hierin lees je meer praktische tips, alsook trends waar je best rekening mee houdt. 

De nieuwste trend: een mobiele kassa

De traditionele kassa kon niets meer dan afrekenen en de prijs invoeren. Daarnaast woog deze kassa zo zwaar dat je het niet kon verplaatsen. Bijgevolg moest je de betalingen wel aan de toonbank uitvoeren. Daar is met de nieuwe trend om je tablet als mobiel kassasysteem te gebruiken echter verandering in gekomen! Moderne kassasystemen kunnen namelijk eenvoudig op een tablet geïnstalleerd worden! Bovendien kan het kassasysteem zo makkelijk up-to-date gehouden worden.

Waarom zou je kiezen voor een mobiel kassasysteem? 

  • Wel, ten eerste verloopt het afrekenen efficiënter en vlotter. Voortaan hoeven je klanten dus minder lang tot niet meer te wachten om te kunnen afrekenen. Zo bezorg je je klant een aangename winkelervaring! Niet enkel je klant heeft daar baat bij, denk maar eens aan de tijd die vrijkomt! Eindelijk heb je tijd om een praatje te slaan met je klanten en komt er meer tijd om je te focussen op het runnen van je winkel. 
  • Bovendien kan je via een tablet sneller opzoeken wat er nog in voorraad ligt, waardoor je vragen van klanten sneller kan beantwoorden. 
  • Verder kan je de kassa-software op meerdere tablets installeren. Hierdoor kan je meerdere klanten tegelijk helpen. Voor je klant is het dus zeker klantvriendelijk. 
Klant bij bar

Als ondernemer ben je via een mobiel betalingssysteem flexibel: je hebt immers de keuze om te betalen waar jij maar wil! Een toonbank is hierdoor overbodig: als klanten willen afrekenen, komen ze voortaan naar jou en hoef jij je tablet maar te voorschijn te halen! Dat opent een heleboel nieuwe mogelijkheden. Denk maar aan food trucks, marktjes, festivals,.. ook daar kan je voortaan jouw producten verkopen én afrekenen.

Wil je weten welke overwegingen je bij de keuze voor een mobiel kassasysteem best maakt? Lees dan zeker het volledige artikel, waarin we uitgebreider op het mobiel kassasysteem ingaan. Zo verlies je zeker niets uit het oog!

Retail- vs horeca-kassasysteem: de verschillen toegelicht

In de retail (heeft je horeca-zaak slechts enkele tafeltjes of voer je betalingen aan de toonbank uit? Dan val je hier ook onder!) is het vooral belangrijk dat je kassasysteem een overzicht van je bedrijf behoudt. Moderne kassasystemen verzamelen gegevens zoals je verkoop per week, je omzet, de best verkochte items, de drukke periodes.. Ook doet het kassasysteem aan voorraadbeheer: het houdt bij welke items verkocht werden en hoeveel je er dan opnieuw moet aankopen om de voorraad op peil te houden. Zo vermijd je voorraadtekort! Op basis van deze informatie kan je bedrijfsbeslissingen nemen. 

In de horeca maakt men gebruik van een iets complexer kassasysteem. In een horeca-kassasysteem moet immers de plattegrond van je restaurant zichtbaar zijn. Via kleurcodes kan je zo snel nagaan welke tafels bezet, vrij of gereserveerd zijn. Bovendien moet het kassasysteem flexibel werken om deze tafelindeling te wijzigen als er bijvoorbeeld tafels bijeen gezet worden of het terras geopend wordt. 

Terrasje doen

Daarnaast moet het horeca-kassasysteem in staat zijn om bestellingen digitaal naar de keuken door te sturen. Hierdoor vermijd je miscommunicatie, moeten je obers minder over en weer lopen én win je enkele minuten waardoor klanten sneller bediend kunnen worden. Een rekening opsplitsen, een seizoensmenu of aanbieding van de dag in je kassasysteem ingeven: het systeem moet voldoende flexibel in elkaar zitten om er snel wijzigingen in aan te brengen. Verder krijgt men in de horeca te maken met extra regelgeving. Zo zijn de witte kassa’s verplicht om zwartwerk te vermijden. 

In zowel de horeca als de retail is het belangrijk om gegevens te verzamelen. Het enige verschil is het datamateriaal: zo wil je in de retail bijhouden welke items het meest verkocht werden en hoeveel er nog in je voorraad zit, terwijl je in de horeca wil weten welke gerechten het meest besteld werden om zo je menu te kunnen optimaliseren. Zoals je ook in je winkel de drukste momenten wil bijhouden, is het ook in de horeca interessant om je piekuren te kennen. Aan de hand van deze gegevens kan je immers je personeel efficiënt inzetten. 

Wil je graag nog meer weten over de verschillen en gelijkenissen tussen de retail en de horeca? Dan kan dat in dit artikel

Tot slot

Kies het kassasysteem dat bij jou past! Het heeft geen zin om een kassasysteem met duizenden functies aan te kopen als je er maar een aantal daarvan gebruikt. Ga daarom voor dat kassasysteem waarmee jij het vlotst kan werken, dat eenvoudig aan te leren is om het ook eens aan iemand anders over te laten én dat aan de noden van je bedrijf voldoet. Met het opvolgen van deze tips en het bovenstaande overzicht hopen we dat je de juiste keuze kan maken. 

Lieselot Vercauteren

Lieselot Vercauteren

Lieselot is stagiaire copywriter bij KMO Shops. Daarnaast heeft zij een passie voor lezen, skiën en uiteraard de wijde wereld ontdekken met haar vrienden.
Deel dit artikel:
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Beoordeel dit artikel en laat ons weten wat je ervan vindt
5/51 rating
  • Zoeken
  • Categoriën
Categorieën
  • Deel nu
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google