Verpakking, verzending & webshop

De volledige e-commerce handleiding tot verzenden en verpakken voor webshops [UPDATE 2019]

Je doet er alles aan om je klanten tevreden te stellen. Om hen iets te bieden dat uniek en buitengewoon is. Dat doe je met liefde en passie. Op het moment dat je het pakketje meegeeft met de vervoerder, geef je het uit handen. Dan kan je alleen maar hopen dat je vervoerder er net zo veel liefde in steekt als jij gedaan hebt. 

Om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet, maakten wij dit allesomvattende artikel over de volgende elementen: 

 

Laat niets aan het lot over! 

Verzending

Via een leveringsdienst

Als je slechts enkele pakketten per week moet verzenden, kan je deze pakketten zelf bij de post brengen. Heb je er echter veel, kun je overwegen om de artikelen te laten ophalen door een leveringsdienst, zoals Bpost, PostNL, DPD, DHL of UPS. Houd er rekening mee dat grote pakketten, zoals meubelen, niet door elke vervoerder verzonden kunnen worden. Ook producten die gekoeld vervoerd moeten worden, kan je niet zomaar met elke vervoerder meegeven. Wil je weten welke vervoerder jouw bestelling kan verzenden én die daarbij het beste tarief aanbiedt? Via Sendcould vergelijk je eenvoudig vervoerders en kies je per bestelling welke vervoerder voor jou het meest aangeraden is!

Verzendingskosten doorrekenen? 

Je zou je klanten een gratis verzending kunnen aanbieden. Zo bied je een extra dienst aan en kan je je onderscheiden van de concurrenten. Dit kost echter veel geld voor jou. Een variant hierop is het aanbieden van gratis verzending vanaf een bepaald aankoopbedrag. Op die manier stimuleer je klanten om méér te kopen dan ze eigenlijk van plan waren. Je kan net zo goed de volledige verzendingskost doorrekenen. Hierbij is het belangrijk om zo eerlijk mogelijk te zijn over deze kost, zodat klanten niet voor onverwachte verrassingen komen te staan. Een verzendingskost afhankelijk van het gewicht is eveneens een mogelijkheid om zo toch een deel te kunnen doorrekenen.

verzending opties

Houd rekening met klanten

Hoe willen klanten hun bestelling ontvangen? Aan huis, via een afhaalpunt of in een winkel? Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met het profiel van je klanten. Als bedrijven een bestelling plaatsen, zorg je er best voor dat deze bestelling tijdens de kantooruren toekomt. Verder kan je zogenaamde tracking-opties aanbieden zodat klanten hun bestelling eenvoudig kunnen volgen en goed op de hoogte worden gehouden omtrent hun bestelling.

Wil je meer te weten komen over verzending om zeker te zijn dat jouw pakketje goed aankomt? Lees dan zeker dit artikel

Verpakking

Verpakking heeft drie essentiële functies, namelijk bescherming, labelling en presentatie. 

Ten eerste wil je uiteraard je goederen beschermen zodat deze niet beschadigd raken tijdens de verzending. Zorg daarom voor het juiste verpakkingsmateriaal. Bij breekbare artikelen zorg je best voor extra opvulling, zoals luchtkussens. Is het dat niet, kan je opteren voor een verzendzak. Het is belangrijk om lege ruimtes in de doos te vermijden. Vul deze op met opvulling, ook om beschadiging te vermijden. Verder plak je de doos best goed dicht om te vermijden dat deze opengaat tijdens het transport.

vele dozen

Ten tweede moet het duidelijk zijn voor wie de bestelling bestemd is! Juist frankeren is uitermate belangrijk. Zorg voor duidelijke labels op de verpakking en kleef deze goed vast zodat ze niet loskomen tijdens het transport. Houd daarnaast rekening met de opgelegde restricties van de vervoerder. Mag je niet meer dan 2 kg vervoeren, houd je hier dan aan. Dat is alvast een eerste stap om je pakket goed te laten aankomen. 

Tot slot is een mooie verpakking belangrijk! De presentatie van de doos zegt immers iets over je bedrijf. Is het artikel mooi verpakt, dan komt je merk chiquer over. Dit hoeft helemaal niet duur te zijn! Zorg er bijvoorbeeld voor dat jouw merk meteen identificeerbaar is. Dit kan via een sticker met logo van jouw bedrijf of met een stempel. Houd rekening met de tijd van het jaar (bijvoorbeeld bij Kerstmis of moederdag) en versier je doos in dit thema. 

Verder kan je een bedanking of handgeschreven briefje in de doos toevoegen, wat ervoor zorgt dat klanten zich geliefd voelen, dat ze méér zijn dan een nummer. Steek ook een kortingsbon voor een volgende aankoop in de doos. Dat helpt om van je klant een trouwe klant te maken. 

Voorbeeld leuke verpakking

Wil je er alles aan doen opdat jij de mooiste verpakking hebt die daarbovenop zonder beschadiging aankomt? Lees dan zeker het volledige artikel!

Retour

Klanten vinden het belangrijk dat er een mogelijkheid is tot terugsturen van hun bestelling. Hiermee houden ze rekening bij hun aankoopbeslissing. Verder is het Europees bepaald in het herroepings- of retourrecht.  Dit recht verplicht ondernemers om verkochte artikelen binnen de 14 dagen terug te nemen én de volledige aankoopkost inclusief verzendkosten terug te betalen. Voor jou betekent dit dat je klanten 2 weken de tijd moet geven om het product te testen. Er gelden uitzonderingen bij producten die snel bederven, zoals bij voeding, en bij op maat gemaakte producten. Gratis retour is echter niet verplicht. Laat je klanten weten waarop ze recht hebben! Deze regels moeten duidelijk gecommuniceerd worden. Sommige klanten kennen deze wetgeving niet. Moeten ze de retourkosten zelf betalen? Breng hen op de hoogte!

Klanten die een artikel online kopen, hebben het nog niet in het echt gezien. Ze zijn afhankelijk van jouw productbeschrijving en de beschikbare foto’s op jouw website. Het is daarom belangrijk om eerlijk te zijn! Beschrijf de producten zoals ze zijn. Producten beter voorstellen leidt tot ontgoocheling, waardoor klanten sneller geneigd zijn de artikelen terug te sturen. Verder is het interessant om feedback te vragen. Waarom sturen je klanten het product terug? Daaruit kun je leren voor een volgende keer.

Verder willen we je nog meegeven om naar de terugstuur-mogelijkheden die bij je vervoerder mogelijk zijn. Vaak bieden zij deze dienst aan. Indien je werkt met Sendcloud, voorzien zij een handige retour-portaal dat het retourneren van bestelde producten enorm vereenvoudigd. Je wacht ook best met de terugbetaling tot je het product fysiek in handen hebt. Klanten die melden dat ze het artikel willen terugsturen, kunnen zich nog altijd bedenken en het toch bijhouden.

TIP:  Een teruggestuurde bestelling is niet enkel nadelig. Je kan het ook zien als een kans om je klanten naar je winkel te laten komen. Zo kunnen jullie samen op zoek gaan naar een alternatief product én kan je een persoonlijke band opbouwen.

Je hebt nu net de basis gelezen. Wil je meer te weten komen over hoe jij je retourbeleid best aanpakt? Dan raden we je absoluut aan om dit artikel te lezen! 

Internationale verzending

Door je producten ook buiten de landsgrenzen te verkopen, kan je een veel groter publiek bereiken. Toch komen er heel wat praktische zaken bij kijken. Binnen de EU heb je namelijk dezelfde regels, terwijl je buiten de EU met invoerrechten, internationale regels en douane te maken krijgt. Om dit proces vlot te laten verlopen, is het belangrijk om de juiste exportdocumenten in te vullen. Deze kan je aanvragen bij VOKA internationaal.

Onder meer Bpost, PostNL, Fedex en DHL verzenden jouw pakketje ook naar het buitenland. Houd er rekening mee dat goederen langer onderweg zijn. Reken op 2 tot 4 werkdagen om naar buurlanden te leveren en 3 tot 5 werkdagen om binnen de EU te leveren. Buiten de EU moet je rekenen op 4 tot 10 werkdagen. 

Aangezien je goederen veel langer onderweg zijn, heb je een vergroot risico op beschadiging en verlies. Het loont dus zeker om je goederen te verzekeren als je internationaal verzend, al mag de verzekeringskost niet hoger zijn dan de waarde van de goederen. Ook zullen je verzendkosten hoger liggen. Je kan deze echter minimaliseren door de prijzen van verschillende vervoerders te vergelijken. Wil je klant zijn bestelling toch sneller in ontvangst nemen, dan opteer je best voor een priority verzending. Meer informatie hierover kan je vinden op de website van alle verschillende vervoerders.

BELANGRIJK: Om veiligheidsredenen mag je bepaalde artikelen niet internationaal verzenden. Het gaat bijvoorbeeld om spuitbussen, nagellak, sigaretten, benzine,.. Op deze website vind je de volledige lijst van verboden goederen. Houd er ook rekening mee dat er in sommige landen een bijkomende regelgeving geldt. 

 

Duidelijke communicatie naar je klanten is essentieel! Geef aan wat de verzendkosten zijn! Ook zijn het meestal de klanten die voor de invoerrechten opdraait. Informeer hen daar op voorhand al over, zodat ze weten wat te verwachten! Bereik je via je webshop ook een buitenlands publiek? Vertaal je webshop dan en communiceer in de taal van je klant. Zo creëer je vertrouwen. Om betaalgemak te garanderen, kies je best voor Paypal, zodat klanten van over de hele wereld betalingen kunnen uitvoeren.

Wil je jouw goederen ook buiten België verzenden? Lees dan zeker ook het volledige artikel. Daarin vind je namelijk meer informatie en praktische tips. 

Voorraad

Voorraad kost geld. Het is een investering waarbij je niet zeker weet of al die artikelen wel verkocht zullen raken. Met goed voorraadbeheer kan je een heleboel geld uitsparen en vermijd je gemiste verkoopkansen. 

Hoe doe je dat? Allereerst: ken je voorraad

Weet op elk moment hoeveel je van elk artikel in huis hebt. Dit kan je zelf bijhouden door middel van een Excelbestand. Je zou ook je voorraad kunnen koppelen aan je kassasysteem of webshop, waarbij je meldingen krijgt van zodra een artikel bijna op is. Houd hierbij rekening met de leveringstijden. Duurt het lang voordat je deze artikelen in ontvangst kan nemen? Dan bestel je deze best tijdig bij. 

Voorraad kleren

Bovendien is het belangrijk om je voorraad te organiseren. Zorg ervoor dat je je artikelen gemakkelijk terug kan vinden. Met het “voorraad is informatie”-principe win je een hoop informatie. Ga na welke producten het best verkopen, met welke artikelen je winstmarges het grootst zijn en welke maar niet verkocht raken. Zo kan je beslissen welke artikelen je in de toekomst meer en welke je niet meer aankoopt. Voorspel verkoop, zodat je genoeg artikelen in huis hebt. Hierbij is het belangrijk om trends op de markt op te volgen. Kijk ook naar de verkoopcijfers van vorige jaren. 

Verder is het belangrijk om voorraadverlies te vermijden. Wat omwille van diefstal, beschadiging of verlies niet meer verkocht kan worden, is weggegooid geld. Door je producten te verzekeren kan je deze kosten beperken. Verder raden we je aan je voorraad regelmatig te controleren en bij te bestellen wat bijna op is. Voor het geval je eens een fout gemaakt had. En misschien vind je zo wel verloren artikelen terug? 

Heb je toch iets niet meer in voorraad? Dan kan je nog steeds beroep doen op je leveranciers. Als jullie een goede band hebben, kan hij vast wel een spoedlevering voorzien! Ziet hij dat niet zitten, zorg dan dat je klanten contact met je kunnen opnemen. Zo kan je een alternatief product voorstellen of een kortingscode aanbieden. 

Voorraadbeheer is dus essentieel. Wil je meer informatie over hoe je dat  concreet aanpakt? In dit artikel vind je er meer over!

Extra: Dropshipping

Hierboven kreeg je een overzicht van de verschillende stappen die bij verzenden en verpakken te pas komen. Dropshipping is totaal verschillend dan de bovenstaande elementen. Bij dropshipping geef je namelijk de logistiek uit handen, waardoor jij je geen zorgen over verpakken, verzenden en voorraad meer hoeft te maken. Zie het dus niet als een volgende stap, maar als  een volledig andere aanpak. 

Wat is het precies? Wel, bij dropshipping heb je een webshop maar geen eigen voorraad. Wanneer een klant een bestelling op jouw webshop plaatst, geef jij deze door aan je leverancier. Vervolgens levert de leverancier deze goederen rechtstreeks tot de consument. 

Via het systeem van dropshipping heb je geen grote opstartkosten meer. Een laptop met internetverbinding is het enige wat je nodig hebt. Een voorraad aankopen en bijhouden kost immers handenvol geld. Bovendien heb je geen garantie dat al je producten verkocht zullen worden. Houd er wel rekening mee dat de leverancier nu voor het risico opdraait. Dropshipping is geen goedkope dienst. Een deel van jouw winstmarges zullen naar de leverancier gaan. Je kan het ook als volgt zien; voor een bepaald bedrag per maand zijn voorraad, inpakken en verzenden voortaan niet meer jouw zorg! 

Aangezien je geen voorraad meer hebt, kan je een ruimer assortiment aanbieden. Je hebt immers geen ruimte meer nodig om al deze artikelen te stockeren én geen geld om deze op voorhand aan te kopen. Let er wel op dat je met heel wat concurrentie zal moeten rekenen. Jij bent namelijk niet de enige die op het idee komt een webshop zonder voorraad te starten. Kies daarom voor een product zonder al te veel concurrentie of bied iets unieks aan. Kortom: wees slimmer dan de rest, onderscheid je van anderen, word expert in jouw domein. Zorg dat je uitblinkt in wat je doet. 

Je hebt geen logistieke zorgen meer, waardoor je je volledig kan focussen op je assortiment, je klantenservice en je marketing. Daar staat tegenover dat je een deel uit handen geeft en je dus controle verliest. Komt het artikel beschadigd aan bij de klant? Raakt het kwijt? Daar draai jij voor op. De eindverantwoordelijkheid ligt namelijk in jouw handen. Werk daarom samen met leveranciers waarop je kan rekenen. Jouw imago staat immers op het spel!  

Wil je expert worden? Begin dan alvast met het lezen van dit artikel.

Als conclusie

Binnen de landsgrenzen verkopen of je richten tot de hele wereld, je eigen voorraad beheren of dat via dropshipping voor jou laten doen.. Doe vooral waar je je zelf het beste bij voelt! Wij reiken je alleen maar aan wat er bestaat en waarmee je rekening moet houden. 

We hopen je met deze informatie een duwtje in de rug te geven en willen je  alvast veel succes toewensen!

Ga in gesprek met echte experten

Jouw succes is hun doel

Voor vrijblijvend advies

Lieselot Vercauteren

Lieselot Vercauteren

Lieselot is stagiaire copywriter bij KMO Shops. Daarnaast heeft zij een passie voor lezen, skiën en uiteraard de wijde wereld ontdekken met haar vrienden.
Deel dit artikel:
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Beoordeel dit artikel en laat ons weten wat je ervan vindt
5/53 ratings
  • Zoeken
  • Categoriën
Categorieën
  • Deel nu
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google