Een kassasysteem omvat zowel software als hardware. Met software bedoelt men de programma’s die geïnstalleerd dienen te worden. De kassa hardware omvat doorgaans een kassascherm, betaalterminal, bonprinter, barcode-scanner en een kassalade.
Hieronder vind je een overzicht van de apparatuur die het vaakst gebruik wordt. Afhankelijk van je type winkel kies je voor de apparatuur die jij nodig hebt om efficiënt te kunnen werken.
TIP: Bij de aankoop van je hardware houd je dus best rekening met de noden en de grootte van je winkel.
Ontvang de #1 kassa checklist
Kassascherm
Dit kan het scherm van een laptop, tablet of smartphone zijn. Tegenwoordig wordt er vaak gebruik gemaakt van een tablet kassa, waarop dan de kassa-software geïnstalleerd wordt. Om het jezelf makkelijk te maken, kan je de tablet in een houder plaatsen. Een tablet is bovendien flexibel, aangezien je deze kan meenemen waar je maar wil. Meer informatie over het gebruik van tablets als kassasysteem vind je in het artikel over mobiele kassasystemen.
Vaak wordt er gekozen voor een basis iPad-model. De prijs van nieuw basismodel bedraagt zo’n 300 euro. Om je kassasysteem op je tablet te krijgen, zal je een app moeten installeren. Zorg er dus voor dat de kassa-software compatibel is met de versie van de iOS-software (of Android) op jouw tablet.
Betaalterminal
Met een kaartlezer of betaalterminal kan je betalingen met een bank- of kredietkaart verwerken. Je kan zowel de kaart in de betaalterminal inbrengen, maar je kan ook de kaart tegen de betaalterminal aanhouden. Meer en meer mensen betalen via de kaart. Het is dus zeker zinvol om een betaalterminal in bezit te hebben.
Ingenico, Atos Worldline en European merchant services zijn de grootste spelers op het gebied van betaalterminals.
Voordat je een contract met de leverancier van een betaalterminal afsluit, zijn er een aantal elementen waarmee je best rekening houdt. Ga daarvoor na of je de contractvoorwaarden kan terugvinden. Teken het contract pas op het moment dat je weet hoeveel deze terminal je per maand zal kosten en weet hoe lang je eraan gebonden bent. Zo heb je de vrijheid om van leverancier te veranderen als deze je niet zou aanstaan. Verder zorg je er best voor dat er technische bijstand in het contract voorzien is. Hoe en wanneer ten vroegste hulp kan aangeboden worden, moet bovendien ook op voorhand vermeld worden. Wanneer de leverancier zich niet aan de voorwaarden houdt, heb jij recht op een vergoeding.
Bonprinter
Aangezien je met je kassasysteem het ontvangstbewijs per e-mail kan verzenden (ook wel e-ticket genoemd), heb je in principe geen bonprinter meer nodig. Toch verkiezen sommige klanten een papieren bonnetje. De bonprinter kan je via USB, WiFi of Bluetooth met je andere apparaten verbinden. Naast je bonprinter zal je dan ook kassarolletjes moeten aankopen.
Twijfel je over de aankoop van een bonprinter? Kijk dan eerst eens naar de voordelen van e-tickets. Elektronische ontvangstbewijzen hebben voordelen voor je klanten. Voortaan kunnen ze hun bonnetje niet meer verliezen en moeten ze niet nog meer meesleuren dan ze nu al doen. Ook voor jou en je bedrijf kan een e-ticket in je voordeel spelen: in deze mail naar je klanten kan je hen nog eens bedanken voor hun aankoop. Zo krijgen je klanten je merk nogmaals te zien en is er bijgevolg meer kans dat je merk onthouden wordt. Op die manier kun je je klanten uitnodigen om af en toe een mailtje met informatie en korting te ontvangen. Bovendien kunnen klanten op de gekochte items klikken en wordt je webshop geopend. Zo komen klanten ook met je webshop in aanraking!
Gratis E-book
De #1 webshop checklist
Barcode-scanner
Met een barcode-scanner scan je, zoals de naam al verklapt, de barcode op het artikel. Zo verschijnt het item meteen in je kassasysteem. Zo’n scanner is vooral handig bij een grote voorraad. Heb je niet al te veel artikelen en kan je deze gemakkelijk in je kassasysteem terugvinden? Tik dan gewoon op de foto van dat artikel en ga over tot betalen. Een barcodescanner is daarom vaak een overbodige luxe.
Heeft je artikel nog geen barcode? Geen paniek, je kan eenvoudig een barcode zelf aanmaken. Wil jij het proberen, dan vind je in het volgende artikel meer informatie over hoe je dat praktisch aanpakt.
Kassalade
In deze schuif bewaar je het geld van klanten die cash betaalden. Een professionele kassalade kun je verbinden met je bonprinter en gaat dan automatisch open als een aankoop afgerond wordt.
TIP: Voor de veiligheid vermijd je best dat er te veel geld in je kassa zit. Als je kassa dan gestolen zou worden, blijft de financiële impact daarvan beperkt.
Waar & hoe kopen?
Enkele trends vertaald naar cijfers
Cashloos betalen zal de toekomst worden.
Volgens recent onderzoek betaalt 89% van de Belgen het liefst met de kaart. Aangezien cashloze betalingen nog niet overal mogelijk gemaakt zijn, wordt in 63% van de keren met cash geld betaald tegenover 37% betalingen met de kaart. In Nederland liggen de cijfers van cashloze betalingen iets hoger. Daar betaalt namelijk 55% met de kaart tegenover 45% met cash geld.
In één op 3 kleinhandelaars wordt enkel contant geld aanvaard omdat ze nog niet over een betaalterminal beschikken. Een van de redenen hiervoor is de onduidelijkheid over de kost van elektronische betalingen. Toch loont het om in een betaalterminal te investeren. De elektronische kosten verbonden aan een betaalterminal zijn de afgelopen jaren namelijk sterk gedaald. Studies wijzen uit dat de kosten verbonden aan cashbetalingen hoger liggen dan bij elektronische betalingen. “Digital Payment Day” is een onlangs gestart project om digitale betalingen te promoten.
De essentie
Twijfel je welke apparatuur je nodig hebt? Doe dan op voorhand onderzoek naar je doelpubliek. Zijn zij bereid om enkel met de kaart te betalen of houden ze liever aan cash geld vast? Afhankelijk daarvan kun je een cashloze winkel beginnen of toch een kassalade voorzien. Is je doelpubliek divers? Ga dan voor zowel een kassalade als voor een betaalterminal. Merk je dat je klanten om een papieren ontvangstbewijs vragen, dan kun je nog altijd tot de aankoop van een bonprinter overgaan.
Een kassascherm en kassa-software is alvast essentieel om te kunnen starten! Voeg daar nog een betaalterminal of een kassalade aan toe en je bent helemaal vertrokken!
