Er bestaan verschillende soorten kassasystemen. In je winkel of in je kleine horecazaak werk je met een retail kassasysteem, terwijl er in grotere horecazaken gebruik gemaakt wordt van specifieke horeca-kassasystemen. Dat vraagt om meer uitleg! Daarom zetten we de verschillen en gelijkenissen voor jou op een rijtje!
Retail
In de detailhandel (ook wel retail of kleinhandel genoemd) is het belangrijk dat je via je kassasysteem een overzicht van je bedrijfssituatie en prestaties behoudt. Een kassasysteem doet meer dan enkel betalingen uitvoeren. Een kassasysteem runt je bedrijf. Het geeft je informatie over je omzet, je verkopen en de drukke periodes. Het houdt ook voor je bij hoeveel je per week verkocht hebt. Op basis van deze data kun je bedrijfsbeslissingen nemen.
Daarnaast is het belangrijk dat je voorraad automatisch bijgehouden wordt. Zo zorg je ervoor dat je nooit uit voorraad geraakt en kan je ten alle tijden aan de vraag van klanten voldoen. Voorraadbeheer vraagt immers veel tijd, het is dus mooi meegenomen als een kassasysteem dit voor jou kan doen.
Wil je zo’n kassasysteem aankopen maar weet je niet exact waar je op moet letten? Lees er meer over in het artikel over essentiële functies van kassasystemen.
Ontvang de #1 kassa checklist
Horeca
In de horeca komt er heel wat meer bij kijken dan in een winkel. Hierdoor heeft het kassasysteem veel meer functies nodig, waardoor het systeem iets complexer wordt. Over welke functies gaat het precies?
Het horeca-kassasysteem moet in staat zijn om de bestellingen digitaal van de tafel naar de keuken te sturen. Vroeger moest een ober de bestelling opnemen en naar de keuken lopen om de bestelling door te geven. Met een mobiel kassasysteem kan de bestelling voortaan digitaal doorgestuurd worden, waardoor de ober meteen de volgende klant kan bedienen. Zo kan je op dezelfde tijd meer mensen verder helpen en hoeven klanten minder lang op hun bestelling te wachten. Op die manier sluit je ook miscommunicatie uit. Geen verloren bonnetjes meer!
In het kassasysteem moet de plattegrond van je restaurant zichtbaar zijn. Bovendien moet je deze snel kunnen aanpassen. Is het lente en terug tijd om buiten te eten? Voeg het terras dan weer aan je kassasysteem toe! Heb je een grote groep en moet je tafels bij elkaar zetten? Dan moet het mogelijk zijn om de tafelindeling snel in je kassasysteem aan te passen. Via de kleurcodes heb je een overzicht over welke tafels vrij of gereserveerd zijn, en waar gasten willen betalen.
TIP: Heb je een kleine horecazaak waarbij klanten aan de kassa afrekenen of heb je slechts enkele tafeltjes? In dat geval heb je geen duur horeca-kassasysteem nodig. Een retail-kassasysteem volstaat dan!
Je kassasysteem moet je bovendien de mogelijkheid geven tot het opsplitsen van rekeningen. Wenst een klant een kleine verandering aan het menu (bijvoorbeeld rijst in plaats van frieten), dan heb je een kassasysteem nodig waarin je het het menu snel kan aanpassen. In de horeca verlang je nog meer flexibiliteit van het kassasysteem. Het systeem moet bijvoorbeeld rekening houden met tijdelijke aanbiedingen, zoals happy hour, en de prijzen bijgevolg automatisch aanpassen. Ook voor seizoensmenu’s is het belangrijk dat je gerechten snel in je kassasysteem kan aanpassen. Het systeem moet rekening kunnen houden met de tijd van het jaar
Gratis E-book
De #1 webshop checklist
Daarnaast kan je klanten de mogelijkheid geven zelf hun bestelling op te geven. Denk aan een scherm waarop ze kunnen aangeven wat ze wensen, dat meteen betalen en waarna hun bestelling vervolgens aan hun tafel gebracht wordt
Bovendien krijg je in de horeca met extra regelgeving te maken om zwartwerk te vermijden. In 2016 werden daarom de witte kassa’s ingevoerd. Is de jaaromzet van je restaurant of cateringdienst groter dan 25.000 euro per jaar, dan val jij onder de regelgeving van het geregistreerd kassasysteem (GKS). Op deze website kan je hier meer over lezen.
Bij zowel horeca als retail
In alle sectoren is het nuttig om data bij te houden. Enkel het datamateriaal is verschillend. Het bijhouden van klantgegevens is voor iedereen belangrijk. Zoals je in je winkel wil weten wie de trouwe klanten zijn, wil je dat in de horeca ook graag weten. Zoals je in de horeca wil weten welke maaltijden het vaakst besteld werden en welke niet, wil je in je winkel weten welke artikelen het vaakst gekocht werden en welke je beter uit het assortiment laat. Op die manier kan je respectievelijk het menu aanpassen of het assortiment wijzigen.
Bovendien is in de horeca informatie over de meest winstgevende producten gewenst, alsook de best presterende verkoopmedewerkers en de drukste uren. Een overzicht van de piekuren en piekseizoenen is belangrijk om je personeel beter te kunnen inplannen. Ook in je winkel wil je de drukste periodes kennen. Verder wil je de bestelgeschiedenis van klanten bijhouden, zoals je in de winkel de aankoopgeschiedenis bijhoudt.
Net zoals in een kleine zaak is het in de horeca belangrijk dat jij en je personeel vlot en efficiënt met het kassasysteem kunnen werken. Een kassasysteem zou het personeel moeten helpen, of dat nu in de horeca of in je winkel is!
Met een mobiel kassasysteem kan je overal betalingen uitvoeren. Denk aan betalingen op het terras die ineens mogelijk worden of aan betalingen op eender welke plaats in je winkel!
Een overzicht van de mogelijkheden binnen ons gamma:
- Tablet kassa
- iPad kassa
- Touchscreen kassa
- Kassa software
- Goedkope kassa
- Kassa met barcodescanner
- Retail kassa
- Kassasysteem voor webshops en e-commerce
- POS systeem
Om te onthouden
Een kassasysteem is er om jou te helpen om efficiënter te werken. Informatie die voor je wordt bijgehouden? Dat is informatie die jij al niet meer moet verzamelen.
Een voorraad die automatisch bijgehouden wordt door middel van een kassasysteem? Dat bespaart je een heleboel tijd en werk en zo ben je zeker dat je ten allen tijde voldoende artikelen in voorraad hebt!
In de horeca kan je kassasysteem je nog op andere manieren helpen. Denk maar aan obers die minder heen en weer moeten lopen doordat ze bestellingen digitaal kunnen versturen.
Een kassasysteem doet dus veel meer dan enkel afrekenen, of het nu in de horeca of in je winkel is!
