Start je binnenkort je zaak op of zoek je een nieuw kassasysteem dat beter aansluit op je zaak, dan is het belangrijk om vooraf goed na te denken wat voor jou essentiële functies van een kassasysteem zijn. Dit is voor elke ondernemer anders. Als startende ondernemer is het soms niet eenvoudig je in te leven in de functies daarom dat we jouw hieronder al enkele aandachtspunten meegeven.
De échte essentiële functies voor een kassasysteem
Er zijn enkele functies waar geen enkele ondernemer echt zonder kan. Deze functies zijn noodzakelijk om jouw winkel efficiënt te beheren en de nodige data te verzamelen. Zoek je een kassasysteem en kan de leverancier deze functies niet aanbieden, dan raden we dat systeem af. Uiteraard zijn zowat alle systemen hiervan voorzien, maar je kan beter goed geïnformeerd een kassasysteem kiezen. We hebben deze punten toch even opgelijst op.
Ontvang de #1 kassa checklist
Gegevens van bestellingen kunnen exporteren
Gesproken over een essentiële functie, is het exporteren van je orders wel echt nummer één. Het is niet alleen leuk om een overzicht te krijgen van je inkomsten, maar ook uiterst belangrijk voor jouw boekhouding. Je dient als winkel uitbater namelijk dagelijks jouw ontvangsten door te geven. In het overzicht dient verduidelijkt te worden op welke manier deze verkopen betaald zijn (betaalterminal, cash, payconiq, …). Tot slot dien je in dit overzicht ook een verschil van btw-percentage kunnen zien. Hoeveel producten zijn er aan 21% btw verkocht en hoeveel aan 6%.
Vraag dit dus zeker na bij het kiezen van een systeem zodat je zeker bent dat je alle gegevens voor je boekhouding hebt.
Eenvoudig producten ingeven in je kassasysteem
Het is misschien vreemd om producten ingeven als essentieel te bekijken, maar zonder producten in je kassa wordt het heel lastig om verkopen af te rekenen. Producten ingeven is, afhankelijk van het systeem, mogelijk op verschillende manieren. Zo kan je producten bijna altijd manueel ingeven (product per product), via een bestand producten in bulk opladen (bv csv), …
Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar het soort producten dat je verkoopt welke methode voor jou essentieel is. Maak je handgemaakte producten dan zul je deze eerder manueel ingeven. Werk je samen met een leverancier dan kan het juist makkelijk zijn om lijsten die je van je leverancier krijgt in bulk te importeren in je kassasysteem. Maak deze beslissing dus gebaseerd op jouw noden aangezien dit voor elke winkel verschillend is.
Automatisch stockbeheer op basis van verkopen
En tot slot voeg ik graag nog 1 puntje toe aan de drie essentiële functies en dat is stockbeheer in een kassasysteem. Je dient voor je boekhouding ook voorraadlijsten en totale waarde van je voorraad kunnen doorgeven. Dit kan heel eenvoudig als je werkt met een kassasysteem waar je bij opstart de voorraad in ingeeft. Bij een nieuwe levering van voorraad de voorraad kan verhogen en uiteraard bij elke verkoop de voorraad wordt aangepast. Vraagt je boekhouder dan achter de stocklijsten en totale waarde van stock dan kan je dit snel berekenen.
Je kan bij een kassasysteem dat deze functie heeft een lijst exporteren waar je aantal stuks in staat net als de inkoopwaarde. Het is dan maar een kwestie van alles op te tellen (via Excel gaat dit zeer snel). Zo kan jij focussen op verkopen i.p.v. op administratie en wordt het beheren van een eigen winkel veel leuker.
Naast de essentiële functies van een kassasysteem zijn er natuurlijk nog vele leuke/nice-to-have functies die jij als ondernemer waarschijnlijk apprecieert. Neem in dit artikel een kijkje naar deze functies. Zoek je zelf een kassasysteem, aarzel niet om onze medewerkers te contacteren voor meer uitleg.
Een overzicht van de mogelijkheden binnen ons gamma:
