Het kiezen van het juiste kassasysteem is essentieel voor het succes van elke onderneming, of je nu een café, boetiek, of start-up runt. In deze gids verkennen we de voordelen en uitdagingen van gratis en open-source POS-systemen en bieden we een helder stappenplan voor het kiezen van een alles-in-één platform dat aansluit bij jouw zakelijke behoeften.
Als je overweegt om te starten met een gratis systeem of gewoon nieuwsgierig bent naar de mogelijkheden, lees dan zeker verder. Deze gids is jouw startpunt voor het maken van een geïnformeerde keuze.
Skip meteen naar wat je wil weten
Ontvang de #1 kassa checklist
Wat is gratis kassa software?
Gratis kassa software, vaak bekend als gratis Point of Sale (POS) systemen, is een digitale oplossing die essentiële verkoopprocessen automatiseert zonder de kosten van traditionele kassasystemen.
Dit programma beheert niet alleen verkopen en transacties, maar biedt vaak ook een reeks aanvullende functies zoals voorraadbeheer, klantgegevensbeheer, loyaliteits mogelijkheden en rapportages.
Het idee achter gratis software is eenvoudig: een kosteneffectief alternatief bieden voor kleinere bedrijven, startups of evenementen die de functionaliteit van een POS-systeem nodig hebben, maar niet de middelen hebben voor dure abonnementen of licentiekosten.
Voordelen van gratis kassasystemen
- Kostenbesparing: Geen investering nodig in dure software, waardoor middelen vrijkomen voor andere belangrijke bedrijfsaspecten.
- Vrije installatie: Open source programma’s zijn vrij om te installeren en te gebruiken zoals je dit zelf wenst.
- Essentiële functies: Ondersteunt basisbehoeften zoals transactieverwerking, voorraadbeheer en basisrapportage.
- Ideaal voor kleine bedrijven en start-ups: Voldoet aan de basisbehoeften met enkele handige tools zonder extra kosten.
Nadelen van een gratis kassasysteem
- ‘Gratis’ is niet kosteloos: Hoewel de software gratis kan aangeboden worden is dit niet het geval voor de rest van het systeem. In veel gevallen heb je nog steeds een tablet of mobiel toestel nodig, bonprinter en scanner.
- Veiligheidsrisico’s: Mogelijk lagere beveiligingsnormen in vergelijking met betaalde systemen. Het is belangrijk om regelmatig updates te controleren en installeren.
- Beperkte aanpassingsmogelijkheden: Kan een uitdaging vormen voor bedrijven die willen uitbreiden of specifieke aanpassingen nodig hebben. Denk maar aan bepaalde integraties met boekhoudsoftware, meerdere locaties, gesplitste betalingen…
- Extra kosten voor geavanceerde functies: Mogelijke kosten voor uitbreiding van functies of technische ondersteuning.
Voor wie is gratis kassasoftware geschikt?
Met de voor en de nadelen op een rijtje, wordt het ook duidelijk welke ondernemingen baat hebben bij deze gratis kassasoftware. Dit is perfect voor kleine tot middelgrote bedrijven, zoals pop-ups, tijdelijke verkooppunten bij evenementen, en startups die hun eerste stappen zetten in de ondernemerswereld.
Het is ook ideaal voor organisaties met een beperkt budget die basisverkoopprocessen willen automatiseren en hun workflow verbeteren zonder grote investeringen. Voor bedrijven die nog aan het experimenteren zijn met hun verkoopmodel of die een flexibele, laagdrempelige oplossing nodig hebben, kan gratis kassasoftware een uitkomst bieden.
Ontvang de #1 kassa checklist
Het grootste verschil tussen de gratis software en betaalde software
Het meest opvallende verschil tussen gratis en betaalde kassasoftware zit in de ondersteuning en de mogelijkheden van functies. Bij betaalde systemen zoals het KMO Shops kassasysteem krijg je 24/7 professionele ondersteuning en klantenservice. Ook zijn onze mogelijkheden uitgebreider en bieden meer geavanceerde integraties, uitgebreide rapportagefuncties en betere beveiliging.
Een ander belangrijk punt is dat zelfs bij gratis software de kosten voor hardware, zoals kassaladen, printers, barcode scanners en betalingen voor extra functies of integraties, nog steeds gemaakt moeten worden. Deze kosten kunnen oplopen, vooral als je kiest voor het huren van apparatuur. Het is dus belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de totale kosten, zowel op korte als op lange termijn.
Betaalde kassasystemen bieden daarnaast vaak meer stabiliteit en betrouwbaarheid voor bedrijven die een constante, intensieve verkoopactiviteit hebben. Deze systemen zijn ontworpen om mee te groeien met je bedrijf, waardoor ze een langetermijninvestering zijn die de efficiëntie en professionaliteit van je bedrijfsvoering kan verhogen.
Liever een betaalbaar kassasysteem met technische ondersteuning en flexibiliteit?
Na het overwegen van gratis kassasystemen, vraag je je misschien af of een betaald systeem niet beter aansluit bij jouw behoeften. Als je bedrijf groeit, kan de behoefte aan een robuuster, flexibeler kassasysteem met uitgebreide technische ondersteuning toenemen.
Een van de belangrijkste voordelen van ons systeem is dat onze klantenondersteuning beschikbaar blijft voor jou. Dit betekent dat je snel hulp kunt krijgen bij alle problemen of vragen, 24/7.
Het afwegen van de kleine extra kosten tegen de voordelen van een betaald systeem is een belangrijke overweging. Voor veel bedrijven rechtvaardigen de verbeterde functionaliteit, aanpassingsmogelijkheden en gemoedsrust die komen met technische ondersteuning, de investering.
Gratis en vrijblijvend onze prijzen en tarieven bekijken? Dat kan! Vraag hier meer informatie of ontvang onze tarieven in je mailbox.
7 stappen om succesvol de juiste kassa software te kiezen
Het kiezen van de juiste kassa, gratis of betaald, is geen kleine beslissing. Het kan een blijvende impact hebben op je bedrijf en je processen. Hier volgt een stappenplan om je te helpen bij het ùmaken van de juiste keuzen.
Stap 1: Bekijk je noden
De eerste en meest cruciale stap bij het kiezen van een kassasysteem is het nauwkeurig in kaart brengen van je bedrijfsbehoeften. Dit betekent een evaluatie van de dagelijkse transacties, klantinteracties en administratieve processen.
Denk na over de grootte van je inventaris, de diversiteit van je producten of diensten, en de snelheid van je service.
Probeer voor je aan de slag gaat een diepgaand inzicht te krijgen in je zakelijke processen en de uitdagingen waar je voor staat. Zo sta je de groei van je onderneming niet in de weg.
Ontvang de #1 kassa checklist
Stap 2: Onderzoek de verschillende aanbieders
Nadat je een duidelijk beeld hebt van wat je nodig hebt, is het tijd om de markt te verkennen. Onderzoek de verschillende aanbieders van kassasystemen en hun specifieke aanbod. Kijk naar gebruikersrecensies, vergelijk prijsstructuren, en onderzoek de reputatie van elke aanbieder.
Let vooral op de ervaringen van andere bedrijven in jouw sector. Dit helpt je een shortlist te maken van systemen die het beste passen bij jouw specifieke zakelijke vereisten.
Er is een groot onderscheid tussen de horeca ondernemers en retail bedrijven. Zorg er voor dat je kiest voor wat het beste bij jouw past.
Stap 3: Verdiep je in de functies dat je nodig hebt
Elk kassasysteem heeft zijn eigen set van functies. Sommige zijn essentieel, zoals voorraadbeheer en transactieverwerking, terwijl andere meer gespecialiseerd zijn per niche en bedrijfstype.
Overweeg functies die de efficiëntie kunnen verhogen, zoals klantbeheer, rapportage-tools, en multi-channel ondersteuning voor je online store. Houd bij het vergelijken van functies rekening met zowel je huidige behoeften als mogelijke uitbreidingen. Denk maar een meerdere locaties, meerdere valuta’s, een fysieke winkel, online bestellen en een loyaliteitsprogramma.
De beste keuze voor jou, is een systeem dat zowel aan je huidige behoeften voldoet als ruimte biedt voor groei.
Stap 4: Overweeg ook de noodzakelijke integraties
Integratie is een sleutelwoord onder de kassasystemen. Het vermogen van een systeem om naadloos te integreren met andere software – zoals boekhoudprogramma’s, CRM-systemen, of e-commerce platforms – kan een enorme impact hebben op de soepelheid van je bedrijfsvoering.
Overweeg welke tools je momenteel gebruikt en hoe een kassasysteem daarmee kan samenwerken. Een systeem dat goed aansluit bij je bestaande software-ecosysteem kan tijd besparen en de efficiëntie aanzienlijk verhogen.
Stap 5: Bijkomende kosten
Een kassasysteem gaat vaak gepaard met bijkomende kosten die niet direct zichtbaar zijn bij de eerste aanschaf. Dit kunnen onderhoudskosten zijn, kosten voor updates voor cloudgebaseerde software, of kosten voor extra functies die buiten het basispakket vallen.
Vergeet ook niet de trainingskosten voor je personeel en eventuele kosten voor technische ondersteuning. Een gedetailleerd overzicht van alle potentiële bijkomende kosten helpt je een budget te maken dat realistischer is en voorkomt onaangename verrassingen op lange termijn.
Stap 6: Kies voor het juiste systeem met oog op de toekomst
Bij het selecteren van een kassasysteem moet je niet alleen kijken naar je huidige situatie, maar ook naar de toekomst. Kies voor een systeem dat schaalbaar is en kan meegroeien met je onderneming.
Overweeg de mogelijkheden voor uitbreiding, aanpassing en integratie met nieuwe technologieën. Een systeem dat nu perfect past, maar geen ruimte biedt voor groei, kan snel een belemmering worden voor je toekomstige bedrijfsplannen.
Stap 7: Aan de slag met je nieuwe kassasysteem
Gefeliciteerd! Als je alle bovenstaande stappen hebt gevolgd ben je nu klaar om het kassasysteem te kiezen dat het beste bij je past. De gekozen kassa software biedt je flexibiliteit en alle mogelijkheden om je bedrijf succesvol te runnen.
De volgende stap is de implementatie. Zorg voor een gestructureerde uitrol, waarbij je rekening houdt met training van personeel, integratie met bestaande systemen, en een overgangsperiode.
Een zorgvuldige planning en communicatie met je team zijn essentieel voor een soepele overgang. Veel succes!
Ontvang de #1 kassa checklist
Top 4 gratis en open-source POS-systemen
Na een grondige analyse van je behoeften en een overzicht van wat er op de markt beschikbaar is, is het nuttig om enkele specifieke voorbeelden te bekijken.
Wij hebben alvast een kijkje genomen en geven je hier 4 van de beste gratis open source Point of Sale systemen voor zowel horeca als retail en detailhandel.
eHopper
eHopper, gericht op kleine bedrijven, biedt een kostenefficiënte POS-oplossing zonder in te leveren op kwaliteit. Hoewel de gratis versie zeker enkele beperkingen heeft, zoals ondersteuning voor slechts één creditcardverwerker en beperkte functies, is het een optie voor kleine ondernemingen.
Het systeem is compatibel met Windows, Android-tablets en iPads, wat zeker een voordeel is. Wil je echter meerde functionaliteiten gebruiken dan moet je overschakelen naar de betaalde versie. Deze is 34,99$ per maand voor retailers en 39,99$ per maand voor restaurants.
Floreant POS
Floreant is een uitstekende keuze voor restaurants, beschikbaar voor Windows, Mac en Linux. Dit volledig gratis systeem is ideaal voor gebruik op tablets binnen het restaurant, waardoor je de POS direct aan tafel bij de klant kunt brengen. Hierdoor kan je geen onnodige administratieve handelingen vergeten.
Floreant biedt functionaliteiten zoals rekening op tafel zetten, kaarten vooraf autoriseren, en werkt perfect met keukenprinters en diverse rapportages. Het systeem is specifiek ontworpen voor de horeca, dus voor andere bedrijfstakken is het minder geschikt.
Voor restaurants die op zoek naar een kosteneffectieve kassasoftware, is Floreant een topkeuze. Zelfs voor minder technisch onderlegde gebruikers is het installatieproces eenvoudig en gebruiksvriendelijk.
Imonggo
Imonggo, actief sinds 2009, is een gratis kassasysteem voor de detailhandel met een vrij modern design. Het is gebruikt in meer dan 1100 locaties wereldwijd (volgens Imonggo zelf).
Belangrijk om te weten: kaartintegratie en standaard Nederlandse integraties zijn alleen beschikbaar in de betaalde versie.
De gratis versie van Imonggo ondersteunt één locatie, één gebruiker en tot 500 producten en 500 transacties per maand – ruim voldoende voor kleine of startende ondernemingen. Het werkt op diverse apparaten zoals iPads, Android-tablets en PC’s, maar houd er rekening mee dat de gratis versie geen offline modus ondersteunt.
Voor grotere bedrijven is er een betaald abonnement beschikbaar voor ongeveer 30$ per maand per locatie, met meer gebruikersmogelijkheden en onbeperkte producten en transacties.
Chromis POS
Chromis POS, gelanceerd in 2015 en afkomstig van het uniCenta-project. Het werkt enkel op Windows, van XP tot 10. Chromis onderscheidt zich door zijn aanpasbare bon- en schermlay-outs, ingebouwde klantendatabase, en CSV-productimport – handig voor de starters.
Gebruikers zijn enthousiast over Chromis, vooral vanwege de actieve betrokkenheid van het ontwikkelingsteam, wat betekent dat feedback van gebruikers direct wordt verwerkt in nieuwe functies en verbeteringen. De gebruikersinterface is echter wel verouderd, maar dit doet niet af aan de functionaliteit ervan.
Ontvang de #1 kassa checklist
Conclusie
Het kiezen van het juiste kassasysteem, of het nu gratis, open-source of betaald is, kan een enorme impact hebben op de efficiëntie en het succes van je onderneming.
We hebben verschillende aspecten van kassasystemen belicht, van de basisfuncties van gratis software tot de meer geavanceerde mogelijkheden van betaalde opties. Het belangrijkste is om een systeem te vinden dat aansluit bij de specifieke behoeften.
Met de juiste keuze kun je niet alleen de dagelijkse transacties stroomlijnen, maar ook waardevolle inzichten verkrijgen die bijdragen aan de groei en ontwikkeling van je bedrijf.
Veelgestelde vragen
De kosten van een kassasysteem variëren sterk, afhankelijk van de functies, schaalbaarheid, hardware en ondersteuning. Gratis en open-source opties kunnen een uitstekend startpunt zijn, terwijl betaalde systemen meestal meer functies en ondersteuning bieden. De prijzen voor betaalde systemen kunnen variëren van een paar honderd tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit en de integraties die je nodig hebt.
Er is een breed scala aan kassasystemen beschikbaar, variërend van eenvoudige, standalone kassa’s tot complexe, geïntegreerde POS-systemen. Deze kunnen onderverdeeld worden in categorieën zoals gratis, open-source, en betaalde systemen, elk met hun eigen set van functies en voordelen.
Meer lezen over de verschillende mogelijkheden:
Voor je kassa heb je enkele essentiële hardware-onderdelen nodig. Dit omvat een kassa (of POS-terminal), een bonnenprinter (tenzij je kiest voor elektronische ontvangstbewijzen), een kassalade en een barcode scanner. Afhankelijk van je specifieke bedrijfsbehoeften kun je ook een klantendisplay en een betaalterminal toevoegen. De keuze van hardware is afhankelijk van je bedrijfstype en de grootte van je onderneming.
Kiezen voor een KMO Shops kassa betekent kiezen voor een veelzijdige en betrouwbare oplossing die perfect aansluit bij de specifieke behoeften van KMO’s. Onze kassasystemen blinken uit in gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid, waardoor ze moeiteloos meegroeien met je bedrijf. Dit, gecombineerd met onze betaalbare prijsstelling, maakt onze systemen ideaal voor KMO’s die werken met een budget. Als Belgisch bedrijf hebben we een diep begrip van de lokale markt en specifieke behoeften, wat zich vertaalt in producten die naadloos aansluiten bij jouw onderneming. Bovendien, onze focus ligt op het ondersteunen van groei en ambitie bij ondernemers in de retail, ondersteund door onze fantastische ondersteuning en hulp. Met KMO Shops kies je niet alleen voor een kassasysteem, maar voor een partner die erop gericht is jouw onderneming te laten bloeien.
De software van KMO Shops werkt enkel op iPads. Dit biedt een gebruiksvriendelijke interface en betrouwbare prestaties, essentieel voor een soepele bedrijfsvoering.
Onze kassasystemen zijn ideaal voor alle ondernemers in de retail die gericht zijn op groei en ambitie. Of je nu een kleine boetiek runt of een groeiende winkelketen beheert, onze systemen zijn ontworpen om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van dynamische en vooruitstrevende bedrijven.
